Het boek Verdraaide organisaties van Wouter Hart en Marius Buiting gaat over de zoektocht naar hoe systemen en mensen zich tot elkaar verhouden en wat dat betekent voor het slim benutten van de kracht van allebei. Belangrijke begrippen uit dit boek zijn ‘leefwereld’ en ‘systeemwereld’.
De leefwereld is de wereld die er werkelijk is. Niet afgebeeld via plannen, prestatie-indicatoren of managementrapportages – die maken deel uit van de systeemwereld – maar gewoon de werkelijkheid waarin professionals mensen begeleiden, ondersteunen, zorg bieden, maar ook lachen, ruzie maken of met elkaar praten. Het zijn vaak problemen in de leefwereld die maken dat we weer meer systeemwereld toevoegen in de vorm van regels, procedures, protocollen en beleid.
Verleg de focus
Onderzoek laat zien dat managers het grootste deel van hun tijd doorbrengen met andere managers en dat ze zich vooral op beheersmatige zaken richten. Zorgbestuurders brengen gemiddeld slechts 2,5 uur per week door met patiënten en cliënten.
Het is belangrijk, zo zegt Marius Buiting in een interview, om de focus te verleggen van de overmatige aandacht voor financiën en andere cijfertjes naar de core business. Voor zorgorganisaties is dat genezing of de kwaliteit van leven. Hou je niet alleen bezig met de randvoorwaarden, maar ook met de kernactiviteit: de kwaliteit van de geleverde zorg.
Ga in gesprek met professionals en cliënten
De huidige manier van aansturen werkt vaak averechts, zegt hij: al die protocollen, systemen en procedures staan haaks op het mogen maken en leren van fouten en houden mensen gevangen in bestaande kaders. Soms zijn op papier alle vinkjes gezet, maar is de kwaliteit van de organisatie toch niet zoals deze zou moeten zijn.
Daar krijg je alleen maar zicht op als je je buiten de bestuurskamer begeeft en in gesprek gaat met professionals en cliënten. Hoe beoordelen professionals de verbetermogelijkheden? Hoe ervaren cliënten de dienstverlening? Je kunt ook gebruikmaken van je eigen ervaringen als cliënt. Buiting: Zo dacht ik bij elke opname van mijn moeder in een zorginstelling: dit kan toch niet waar zijn?
Ga steeds terug naar de bedoeling
Als we werken vanuit de bedoeling, nemen we de leefwereld als uitgangspunt. Dit betekent dat we het moeten leren uithouden in een wereld die niet helemaal grijpbaar en pakbaar is, zo schrijven Hart en Buiting. Waarin overal door de organisatie heen net andere interacties tussen managers en professionals plaatsvinden om bijvoorbeeld medewerkers te laten groeien.
Waarin het door de aandacht om zaken echt goed en duurzaam te regelen soms zal lijken of dingen trager gaan en er meer verspilling is. Waarin overal in de organisatie mensen en teams zelf verantwoordelijkheid nemen voor het leveren van uitmuntende productie of dienstverlening.
Stuur vanuit de leefwereld
Veel managers hebben de neiging om via de systeemwereld op gedrag te sturen, maar je kunt dat beter rechtstreeks in de leefwereld doen. Dat is veel minder vrijblijvend en je kunt je er minder achter verschuilen. In die zin is het werken vanuit de leefwereld ook veel harder en zakelijker dan het werken vanuit de systeemwereld, zo benadrukken Hart en Buiting. Als je vanuit de systeemwereld stuurt, bestaat het risico dat je agenda overvol komt te staan met allerlei projecten en andere activiteiten vanuit de systeemwereld.
Als je daarentegen vanuit de leefwereld stuurt, is het je primaire taak om de organisatie van binnenuit te ‘laden’ met de bedoeling en te beschermen tegen afleidende invloeden van buitenaf. Dit kun je alleen doen als je midden in de leefwereld staat.
Kijk, luister en voel aan
Omdat ieder moment uniek is, is het van essentieel belang om de leefwereld goed ‘waar te nemen’, schrijven Hart en Buiting. Om te zien wat er in het unieke hier en nu is, zonder het in te kleuren via de systeemwereld of via de eigen overtuigingen. Het gaat er dan om echt te leren luisteren, echt te leren kijken, echt te leren aanvoelen. Cruciale (management)vaardigheden die iedereen van nature tot zijn beschikking heeft. Het waarnemen helpt de variatie te zien voorbij de standaardisatie en de mens voorbij de procedure.
Het beter leren waarnemen is goed te trainen en volgens Hart en Buiting een cruciaal aandachtspunt voor iedere leidinggevende die vanuit de bedoeling wil werken.
Programma Betekenisvol Leiderschap
Voor leidinggevenden die meer zin willen geven aan hun werk en dat van anderen.
Geef een reactie