Prettig en efficiënt werken zonder stress, het lijkt een utopie in onze complexe en dynamische wereld. Maar waar zijn we met zijn allen dan eigenlijk steeds zo druk mee? Besteden we onze tijd wel aan de belangrijke zaken? Moeten we, als we eerlijk tegen onszelf zijn, niet bekennen dat we soms halve dagen bezig zijn met onbeduidende activiteiten? Dat we een flink deel van onze werkweek verspillen aan vergaderingen, gesprekken en leeswerk waarvan we ons regelmatig afvragen wat ze nu werkelijk bijdragen aan ons doel of dat van de organisatie?
Erger nog: we komen dikwijls te weinig toe aan de zaken die werkelijk belangrijk zijn. We weten wat er binnen onze organisatie of binnen ons team moet gebeuren, maar het ontbreekt ons aan de tijd om daar voldoende aandacht aan te besteden. Daardoor gaat het soms allemaal veel langzamer dan we graag zouden willen. De tijd glipt ons door de vingers. Ons werk dreigt frustrerend te worden voor onszelf en onbevredigend voor de mensen waar we het voor doen.
Meer bereiken door minder te doen, dat is de uitdaging voor veel managers en professionals. Hoe zorgen we ervoor dat we de tijd hebben om ons bezig te houden met de verbeteringen en vernieuwingen die binnen onze organisatie, ons team of ons werk nodig zijn in plaats van dat we voortdurend achter de feiten aanlopen?
Waarom tijdmanagement niets oplevert
Tien jaar geleden was er een hausse in cursussen en trainingen op het gebied van tijdmanagement. Sindsdien hebben we ontdekt dat tijdmanagement niet de oplossing is voor drukte, maar dat het vaak juist averechts werkt als je nog meer activiteiten in dezelfde tijd wilt proppen. Tijdmanagement is voor mensen die niet durven te kiezen. En een lege inbox is mooi, maar draagt niet bij aan het verbeteren van de kwaliteit van je werk.
Het belangrijkste is niet hoe we omgaan met onze tijd, maar met onze aandacht. Om te presteren en impact te maken, moeten we onze volledige aandacht richten op de dingen die er werkelijk toe doen.
Er zijn verschillende manieren die je daarbij kunnen helpen. Zet je notificaties uit, zodat je niet steeds gestoord word door binnenkomende e-mails en WhatsAppberichten. Neem concentratieblokken op in je agenda. Creëer een geluidsabsorberend kantoor of zet zo nu en dan een noise canceling koptelefoon op. En mediteer regelmatig of doe mindfulness oefeningen, net als 80% van de succesvolle mensen die Timothy Ferriss heeft geïnterviewd voor zijn laatste boek.
Wat voor jou de essentiële doelen zijn
Met aandacht werken dus. Maar waar moet je dan je aandacht aan besteden? Dat kun je pas bepalen als je weet waar het voor jou om draait. Voor managers geldt dat je in de eerste plaats dienstbaar moet zijn aan de mensen met wie je werkt en aan het doel dat jullie samen voor ogen hebben. Alleen als je duidelijk kunt maken wat je met de organisatie wilt betekenen, kun je als leidinggevende mensen verbinden en ze enthousiast maken. Alleen dan ben je in staat om de juiste gesprekken te voeren met jouw leidinggevende en met je collega’s. Als jij zelf geen heldere doelen en prioriteiten stelt, doet iemand anders dat wel voor je.
Je doelen bepaal je niet door daar zo hard mogelijk over na te denken, maar door in alle rust de ruimte te nemen om ze te ontdekken. Je kunt je persoonlijke doelen bepalen door te kijken naar je verleden, door na te gaan waar je in het heden gelukkig van wordt en door je toekomst te visualiseren. Op organisatieniveau zijn Theory U, Appreciative Inquiry, Open Space en World Cafe manieren om met elkaar het doel te ontdekken. Laloux heeft het in Reinventing Organizations over “luisteren naar waar de organisatie van nature naartoe wil en vervolgens de organisatie te helpen daar te komen”. Van planning en control naar aanvoelen en inspelen.
Hoe je vlijmscherpe keuzes kunt maken
Als je weet wat je wilt, kun je keuzes maken. Keuzes over wat je doet en wat je laat liggen. Wat hier bij kan helpen is het EAD-principe van Timothy Ferriss: Elimineer, Automatiseer en Delegeer. Inventariseer een of twee weken lang al je activiteiten. Elimineer vervolgens alle activiteiten waarmee je kunt stoppen zonder dat iemand het mist. Automatiseer alle activiteiten die telkens terugkomen. En delegeer alle activiteiten waar anderen beter in zijn. Het resultaat is een helder beeld van dat wat je zelf moet (blijven) doen.
Maar ook dan ligt er waarschijnlijk nog te veel op je bord. Om daarin verder te schrappen is het 25-5 principe van Warren Buffett een handig hulpmiddel. Je maakt een lijst van 25 doelen die je wilt realiseren (of je 25 meest belangrijke taken) en je omcirkelt de 5 die je het allerbelangrijkst vindt. Wat bijna iedereen doet, is zich vooral richten op de 5 en tussendoor ook werken aan de andere 20. Niet doen, zegt Buffet. Als je tijd besteedt aan deze óók belangrijke zaken, versnipper je je aandacht en gaat je energie niet naar datgene wat het allerbelangrijkst voor je is. Beschouw de lijst van 20 daarom als je Avoid-At-All-Cost-List. Je maakt dus vlijmscherpe keuzes.
De kunst van het nee zeggen
Keuzes maken betekent ook dat je je moet bekwamen in de kunst van het nee zeggen om te voorkomen dat anderen keuzes voor jou maken. Je moet je realiseren dat ‘nee’ zeggen tegen minder belangrijke verzoeken betekent dat je ‘ja’ kunt zeggen tegen dingen die echt belangrijk zijn. Nee zeggen is misschien wel een van de belangrijkste leiderschapsvaardigheden, zegt Greg McKeown in zijn boek Essentialisme. Hij geeft verschillende tips om ‘langzaam ja en vriendelijk nee te zeggen’, zoals nee zeggen zonder dat je het woord ‘nee’ gebruikt (“Ik ben gevleid dat je aan me hebt gedacht, maar ik ben bang dat ik daar nu geen ruimte voor heb”), het zachte nee (“Ik heb nu geen tijd, maar ik zou fijn vinden om iets af te spreken zodra het project af is”) en het uitgestelde nee (“Ik ga even in mijn agenda kijken en dan neem ik contact met je op.”).
Hoe je korte metten maakt met verstoringen
We weten het inmiddels allemaal: multitasken is een ‘cognitieve onmogelijkheid’. Onderzoek toont aan dat mensen na een onderbreking gemiddeld zo’n twintig minuten nodig hebben om hetzelfde aandachtsniveau terug te krijgen. Toch zijn we vaak hele dagen bezig met dan dit en dan weer dat. Om multitasken om te buigen naar ‘diep werken’ is het nodig om korte metten te maken met verstoringen. Het belangrijkste hulpmiddel daarvoor is je agenda. Reserveer in je agenda blokken tijd voor activiteiten die je moet of wilt uitvoeren. Tijdens deze blokken kun je in principe niet gestoord worden, ze hebben dezelfde ‘status’ als vergaderingen of gesprekken. Door niet alleen je afspraken in je agenda vast te leggen, maar ook je belangrijkste werkzaamheden erin te plannen, is de kans kleiner dat je je laat onderbreken door anderen of door afleidingen die je eigen brein verzinnen. Ook wordt de kans dat je jezelf meer werk op de hals haalt dan je aankunt daarmee een stuk kleiner.
Aanpakken van tijdvreters
Om effectief te werken moet je ook je tijdvreters aanpakken. Omdat veel mensen nogal wat tijd kwijt zijn aan overleg, is het zinvol om te kijken of je kunt snijden in het aantal en de duur van de vergaderingen. Vergader uitsluitend met mensen die iets aan het onderwerp toevoegen en doe dat alleen maar als het nodig is. Ga niet naar vergaderingen die voor jou niets toevoegen. Laat andere mensen vrij om bij overleggen te vertrekken als ze iets beters te doen hebben. Vergader niet langer dan drie kwartier; als er echt meer tijd nodig is, las je een pauze van minstens tien minuten in. Zorg dat je niet altijd in diezelfde vergaderzaal zit te vergaderen, vergader ook eens staand in de gang en wandelend in het park. Zorg dat onderwerpen niet op verschillende plekken besproken moeten worden, haal alle betrokkenen liever in één keer bij elkaar, bijvoorbeeld in de vorm van een wereldcafé.
Op welke manier je jezelf snel weer op kunt laden
“We werken niet te veel, we laden te weinig op”, zegt hoogleraar bevlogenheid Willem van Rhenen. De menselijke geest is er niet op berekend altijd maar ‘aan’ te staan. In veel organisaties lijkt rust de vijand van werk te zijn, terwijl je rust eigenlijk als de partner van werk zou moeten beschouwen. We hebben het vaak over de balans tussen werk en privé, maar we zouden het meer moeten hebben over de balans tussen werken en opladen. Waarbij werken staat voor een brein dat ‘aan’ staat (wat in privé-tijd ook gebeurt) en opladen voor een brein dat ‘uit’ staat (wat in werktijd nauwelijks gebeurt).
Je brein laadt zich buiten werktijd op als je fysiek actief bent, als je bezig bent met een uitdagende hobby en door regelmatige korte vakanties. Ook tijdens het werk is het van belang om je brein regelmatig even op te laden. Neem een paar keer per dag een korte pauze. Ga een stukje wandelen, kijk uit het raam, doe een paar rek- en strekoefeningen of mediteer een paar minuten. Zorg dat je in je pauzes geen nieuwe informatie opneemt. Dus niet je social media of je e-mail checken, nieuwssites of YouTube filmpjes bekijken, vakliteratuur lezen of podcasts luisteren.
Wat je moet doen voor duurzaam resultaat
Veranderen gebeurt doorgaans in kleine stapjes en vraagt aanhoudende oefening in bewustwording, reflectie en oefenen in nieuw gedrag. Hoe kun je zorgen voor duurzaam resultaat? Twee dingen zijn daarvoor belangrijk.
Het eerste is dat je regelmatig ‘reviews’ houdt, waarin je terugblikt op de afgelopen periode en vooruitkijkt naar de komende. Een wekelijkse review van een half uurtje, waarin je al je activiteiten bij de kop pakt. Je zorgt dat alles wat in de afgelopen week is blijven liggen of er bij is gekomen boven water komt en deze plan je opnieuw in. Het boek ‘GRIP’ van Rick Pastoor geeft daarvoor een gedetailleerde handleiding. In je kwartaalreview kijk je naar je doelen en projecten. Wat heb je in de afgelopen maanden gerealiseerd, wat heeft het opgeleverd en waar ben je dankbaar voor? Ook plan je je doelen en projecten voor de komende maanden. En in je jaarlijkse review kijk je naar je missie en je dromen of ‘superdoelen’, doelen die in het gebied tussen ‘uitdagend, maar te doen’ en ‘onmogelijk’ vallen.
Het tweede element dat het gemakkelijker maakt om je nieuwe manier van werken vol te houden, is ervoor zorgen dat je een buddy hebt, een maatje die jij toestemming geeft om ook de dingen tegen je te zeggen die je eigenlijk liever niet hoort, zoals Rick Pastoor het formuleert. Met hem of haar houd je regelmatig (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks) een accountability-sessie waarin jullie gestructureerd de voortgang bespreken.
En misschien het belangrijkste: accepteer dat het niet altijd lukt. Soms zul je het zomaar weer veel te druk hebben, en je realiseren dat je desondanks – of misschien juist daardoor – weer niet toekomt aan dat wat je werkelijk wilt. Dat is het moment om het weer op te pakken, op de manier die het beste bij jou past.
Programma Betekenisvol Leiderschap
Voor leidinggevenden die meer zin willen geven aan hun werk en dat van anderen.
Geef een reactie