POSTADRES: Coendersweg 39, 9722 GB Groningen
CONTACT: +31 (0)6 55 70 64 37
VOLG ONS:
Top
 

Blog

Nieuw Organiseren / Algemeen  / Ruimte voor de essentie (4)
Ruimte voor de essentie (4) 1

Ruimte voor de essentie (4)

In mijn vorige blogs heb ik aangegeven dat, als je ruimte wilt creëren voor vernieuwing en andere belangrijke zaken, je moet bepalen wat voor jou de essentiële doelen zijn en dat je daar je kostbare aandacht aan moet besteden. Het betekent dat je keuzes moet maken en nee moet leren zeggen. In dit blog ga ik in op de vraag hoe je korte metten maakt met verstoringen en tijdvreters.

Hoe je korte metten maakt met verstoringen

We weten het inmiddels allemaal: multitasken is een ‘cognitieve onmogelijkheid’. Onderzoek toont aan dat mensen na een onderbreking gemiddeld zo’n twintig minuten nodig hebben om hetzelfde aandachtsniveau terug te krijgen. Toch zijn we vaak hele dagen bezig met dan dit en dan weer dat. Om multitasken om te buigen naar ‘diep werken’ is het nodig om korte metten te maken met verstoringen. Het belangrijkste hulpmiddel daarvoor is je agenda. Reserveer in je agenda blokken tijd voor activiteiten die je moet of wilt uitvoeren. Tijdens deze blokken kun je in principe niet gestoord worden, ze hebben dezelfde ‘status’ als vergaderingen of gesprekken. Door niet alleen je afspraken in je agenda vast te leggen maar ook je belangrijkste werkzaamheden erin te plannen, is de kans kleiner dat je je laat onderbreken door anderen of door afleidingen die je eigen brein verzinnen. Ook wordt de kans dat je jezelf meer werk op de hals haalt dan je aankunt daarmee een stuk kleiner.

Aanpakken van tijdvreters

Om effectief te werken moet je ook je tijdvreters aanpakken. Omdat veel mensen nogal wat tijd kwijt zijn aan overleg, is het zinvol om te kijken of je kunt snijden in het aantal en de duur van de vergaderingen. Vergader uitsluitend met mensen die iets aan het onderwerp toevoegen en doe dat alleen maar als het nodig is. Ga niet naar vergaderingen die voor jou niets toevoegen. Laat andere mensen vrij om bij overleggen te vertrekken als ze iets beters te doen hebben. Vergader niet langer dan drie kwartier; als er echt meer tijd nodig is, las je een pauze van minstens tien minuten in. Zorg dat je niet altijd in diezelfde vergaderzaal zit te vergaderen, vergader ook eens staand in de gang en wandelend in het park. Zorg dat onderwerpen niet in verschillende ‘gremia’ besproken moeten worden, haal alle betrokkenen liever in één keer bij elkaar, bijvoorbeeld in de vorm van een wereldcafé.

Effectief werken betekent ook dat je voldoende energie hebt. In mijn volgende blog over ruimte creëren voor vernieuwing en andere belangrijke zaken, ga ik in op de vraag op welke manier je jezelf snel weer op kunt laden. Ook laat ik zien wat je moet doen voor duurzaam resultaat.

Nog geen reacties geplaatst

Laat een reactie achter